Importanța păstrării și restabilirii evidenței contabile în Moldova

Din: 13.03.2024

https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=125078&lang=ro#

1. Faptele economice se contabilizează în temeiul documentelor primare. (art. 11 alin. (1) din legea 287/2017)
2. Deţinerea de către entitate a activelor cu orice titlu, înregistrarea surselor de provenienţă a acestora şi a faptelor economice fără documentarea şi reflectarea acestora în contabilitate sînt interzise. (art. 11 alin. (2) din Legea 287/2017)
3. Documentele primare se întocmesc în timpul efectuării (producerii) faptelor economice, iar dacă acest lucru este imposibil – nemijlocit după efectuarea (producerea) faptelor respective. (art. 11 alin. (3) din Legea 287/2017)
4. Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare aprobate de Ministerul Finanţelor și alte autorități publice sau poate elabora și utiliza formulare de documente primare, aprobate de conducerea acesteia, cu respectarea prevederilor alin. (7) și (8) ale art. 11 din Legea 287/2017. (art. 11 alin. (4) din Legea 287/2017)
5. Documentele primare întocmite atît pe suport de hîrtie, cît și în formă electronică au aceeaşi putere juridică. (art. 11 alin. (5) din Legea 287/2017)
6. În cazul întocmirii documentului primar în formă electronică, la solicitarea utilizatorului, entitatea este obligată să îi ofere copia documentului respectiv pe suport de hîrtie. (art. 11 alin. (6) din Legea 287/2017)
7. Entitatea este obligată să păstreze documentele contabile care cuprind:

• documentele primare;
• registrele contabile;
• situaţiile financiare;
• şi alte documente aferente organizării şi ţinerii contabilităţii.

Documentele contabile sînt sistematizate şi păstrate conform regulilor și termenelor stabilite de Organul de stat pentru supravegherea şi administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. (art. 17 alin. (1) din Legea 287/2017)

De menționat că prin Ordinul nr. 57 din 27 iulie 2016 al Serviciului de Stat de Arhivă (Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 247-255 (5680-5688) din 5 august 2016) au fost aprobate Indicatorul documentelor-tip și al termenelor lor de păstrare pentru organele administrației publice, pentru instituțiile, organizațiile și întreprinderile Republicii Moldova și Instrucțiunea privind aplicarea Indicatorului.

Conform prevederilor art. 228 din acest Indicator, termenul de păstrare a documentelor primare care justifică efectuarea operațiunilor economice: documente primare cu regim special (factura, factura fiscală, act de achiziție a mărfurilor, act de achiziție a serviciilor de locațiune și cheltuielile aferente, borderou de achiziție, etc.) și alte documente primare (documente bancare, acte de primire-predare, deconturi de avans, etc.) este de 6 ani.

În redacția actuală a acestui Indicator și în Instrucțiune a fost exclusă prevederea conform căreia documentele contabile pot fi acceptate spre nimicire doar în situația în care contribuabilul a fost supus controlului fiscal pentru perioada respectivă. Respectiv, documentele contabile care fac parte din Fondul arhivistic de stat pînă la transmiterea lor spre păstrare permanentă în arhivele de stat se vor păstra în mod obligatoriu la contribuabil pentru perioada de 6 ani (fiscali).

Contribuabilul la care a expirat termenul de păstrare a documentelor contabile chiar dacă nu a fost efectuat controlul fiscal, este în drept să inițieze procedura de nimicire și/sau remitere a documentelor Fondului Arhivistic conform termenului și în modul stabilit în prevederile Indicatorului documentelor-tip, aprobat prin Ordinul nr. 57 din 27 iulie 2016 al Serviciului de Stat de Arhivă.

Distrugerea fără autorizația de rigoare a documentelor din Fondul Arhivistic ce se păstrează în arhivele de stat, în alte depozite, în arhivele persoanei juridice, este ilegală şi atrage după sine sancțiuni, prevăzute de articolul 329 al Codului contravențional al RM. (pct. 3, subpct. 3.8 al Ordinului 75/2016 )

Documentele incluse în procesul-verbal de selecţionare a documentelor pentru nimicire, după coordonarea cu instituţiile arhivistice respective şi după aprobarea de către conducătorul instituţiei, se transmit organizaţiilor de prelucrare a maculaturii. Predarea documentelor se efectuează prin facturi de predare-primire. (pct. 3, subpct. 3.9 al Ordinului 75/2016 )

Sancțiuni cu privire la distrugerea fără autorizaţia de rigoare a documentelor din Fondul Arhivistic

Distrugerea fără autorizaţia de rigoare a documentelor din Fondul Arhivistic ce se păstrează în arhivele de stat, în alte depozite, în arhivele persoanei juridice se sancționează cu amendă de la 42 la 60 de unități convenționale aplicată persoanei fizice, cu amendă de la 42 la 90 de unități convenționale aplicată persoanei cu funcție de răspundere. (art. 329 alin. (1) din CC)

Deteriorarea documentelor din Fondul Arhivistic prin eliminarea textului sau a imaginii ori prin inserarea în text sau în imagine a unor modificări sau completări ce nu a avut consecinţe grave se sancționează cu amendă de la 30 la 42 de unități convenționale aplicată persoanei fizice, cu amendă de la 42 la 60 de unități convenționale aplicată persoanei cu funcție de răspundere. (art. 329 alin. (2) din CC)

8. Documentele contabile se pastrează de către entitate pe suport de hîrtie sau în formă electronică. Documentele contabile se pot păstra pe suporturi tehnice în cazul în care contabilitatea este ținută cu utilizarea sistemelor informatice proprii, cu condiţia ca acestea să poată fi accesate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor abilitate de legislație. (art. 17 alin. (2) din Legea 287/2017)
9. La păstrarea documentelor contabile, entitatea este obligată să asigure protejarea acestora de modificări neautorizate. (art. 17 alin. (3) din Legea 287/2017)
10. În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, entitatea este obligată să le restabilească în termen de 3 luni de la data constatării faptului respectiv. (art. 17 alin. (4) din legea 287/2017)

Lipsa evidenței contabile în cazul unui control fiscal

Calcularea impozitelor şi taxelor de către Serviciul Fiscal de Stat

Dacă în timpul controlului fiscal sumele impozitelor şi taxelor care urmau să fie vărsate la buget nu pot fi determinate din lipsă de contabilitate ori din cauza ţinerii ei neconforme, dacă contribuabilul (reprezentantul acestuia) sau persoana lui cu funcţie de răspundere nu prezintă, în totalitate sau în parte, documentele de evidenţă şi/sau dările de seamă fiscale, SFS calculează impozitele şi taxele prin metode şi din surse indirecte.

SFS recalculează obligaţiile fiscale calculate prin metode şi din surse indirecte după restabilirea evidenţei, în conformitate cu legislaţia sau după prezentarea documentelor respective. Recalcularea obligaţiilor fiscale calculate prin metode şi din surse indirecte se efectuează doar în cazul în care contribuabilul a restabilit evidenţa şi a prezentat actele Serviciului Fiscal de Stat, nu mai târziu de un an din data aducerii la cunoştinţă a deciziei asupra cazului de încălcare a legislaţiei.

(art. 189 alin. (2) din CF)

Astfel, în condițiile în care se constată lipsa, sustragerea, pierderea sau distrugerea documentelor contabile, care în consecință duce la imposibilitatea efectuării controlului fiscal, se va ține cont de următoarele:

• Se aplică normele art. 17 alin. (4) din Legea 287/2017 – Restabilirea evidenței contabile în termen de 3 luni.
• Se aplică normele art. 17 alin. (4) din Legea 287/2017 – Situația în care lipsa, sustragerea, pierderea sau distrugerea documentelor contabile s-au depistat doar la momentul efectuării controlului fiscal, controlul va fi suspendat, pentru termenul de maxim 3 luni, pentru ai fi oferit dreptul contribuabilului de restabilire a documentelor lipsă.
• Se aplică normele art. 189 și 225 din CF - Situația în care se atestă circumstanțe în care contribuabilul a știut despre lipsa, sustragerea, pierderea sau distrugerea documentelor contabile și a expirat deja termenul de 3 luni prevăzute de legislație, iar contribuabilul nu a întreprins acțiuni pentru restabilirea evidenței contabile, SFS în cadrul controlului inițiat va estima obligațiile fiscale prin metode și surse indirecte cu aplicarea sancțiunii potrivit prevederilor art. 257 alin. (5) din CF.

Încălcarea regulilor de ţinere a contabilităţii şi a evidenţei în scopuri fiscale

Neasigurarea păstrării documentelor de evidenţă şi/sau a benzilor de control (benzilor de control pe suport electronic specializat) şi/sau lipsa totală ori parţială a contabilităţii, ceea ce face imposibilă efectuarea controlului fiscal, se sancţionează cu amendă de la 40 000 la 60 000 de lei, cu calcularea, după caz, a impozitelor şi taxelor respective conform art. 189 alin. (2). (art. 257 alin. (5) din CF)

Prin derogare de la alin. (5) al art. 257 din CF, prevederile respective nu se aplică entităţilor care ţin contabilitatea şi întocmesc situaţiile financiare în baza IFRS, pe o perioadă de pînă la 2 ani de la data implementării standardelor menţionate. (art. 257 alin. (7) din CF)

• Se aplică normele art. 17 alin. (4) din Legea 287/2017 - Situația în care, în cadrul controlului fiscal se stabilește că documentele contabile lipsesc, sunt pierdute, sustrase sau distruse și contribuabilul a întreprins parțial măsurile de restabilire prevăzute de legislație, iar termenul de 3 luni de la constatarea faptului de către contribuabil nu a expirat, SFS va suspenda controlul fiscal, termenul căreia nu va depăși 3 luni de la data constatării de către contribuabil.

Termenul de prescripţie pentru determinarea obligaţiilor fiscale:

Obligaţiile fiscale pot fi determinate de către contribuabil şi SFS sau alte organe cu atribuţii de administrare fiscală în următoarele termene:

• impozitele, taxele, majorările de întîrziere – în cel mult 4 ani de la ultima dată stabilită pentru prezentarea dării de seamă fiscale respective sau pentru plata impozitului, taxei, majorării de întîrziere (penalităţii), în cazul în care nu este prevăzută prezentarea unei dări de seamă fiscale;
• sancţiunile fiscale aferente unor impozite şi taxe concrete – în cel mult 4 ani de la ultima dată stabilită pentru prezentarea dării de seamă fiscale privind impozitul şi taxa menţionată sau pentru plata impozitului şi taxei în cazul în care nu este prevăzută prezentarea unei dări de seamă fiscale;
• sancţiunile fiscale neaferente unor impozite şi taxe concrete – în cel mult 4 ani din data săvîrşirii încălcării fiscale. (art. 264 alin. (1) din CF) Activitatea contribuabilului va fi supusă controlului din partea Serviciului Fiscal de Stat sau alte organe cu atribuții de administrare fiscală, la determinarea obligațiilor fiscale se vor solicita documentele contabile a căror termene de prescripție se determina în cel mult 4 ani, conform prevederilor art. 264 alin. (1) din Codul fiscal.

Prin derogare de la normele sus descrise termenul de prescripţie nu se extinde asupra impozitului, taxei, majorării de întîrziere (penalităţii) sau sancţiunilor fiscale aferente unui impozit, unei taxe concrete dacă darea de seamă fiscală care stabileşte obligaţia fiscală conţine informaţii ce induc în eroare sau reflectă fapte ce constituie infracţiuni ori nu a fost prezentată. (art. 264 alin. (2) din CF)

11. În caz de încetare a activităţii entității, documentele contabile se transmit către arhivele de stat conform regulilor prevăzute de Organul de stat pentru supravegherea şi administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. (art. 17 alin. (5) din Legea 287/2017)