Evidența și utilizarea formularelor cu regim special în Moldova

Din: 12.07.2023

Anexa nr. 2 pct. 1 la HG 294/1997

Potrivit Instrucţiunii privind evidenţa, eliberarea, păstrarea şi utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special, toate entităţile care, potrivit legislaţiei în vigoare, au obligativitatea ţinerii contabilităţii, utilizează în procesul desfăşurării activităţii economico-financiare formularele corespunzătoare cu regim special, care confirmă operaţiunile economice efectuate.

Articolul 11 din Legea 287/2017

Faptele economice se contabilizează în temeiul documentelor primare. Documentele primare se întocmesc în timpul efectuării (producerii) faptelor economice, iar dacă acest lucru este imposibil – nemijlocit după efectuarea (producerea) faptelor respective, ţinând cont de concordanţa între venituri şi cheltuieli, care conduce la constatarea concomitentă a veniturilor şi cheltuielilor şi constituie rezultatul nemijlocit al unora şi aceloraşi fapte economice.

Articolul 12 din Legea 287/2017

Documentele primare cu regim special se întocmesc conform formularelor tipizate și se utilizează în cazul:

1. înstrăinării activelor cu transmiterea dreptului de proprietate, cu excepţia valorilor mobiliare;
2. prestării serviciilor, cu excepţia serviciilor financiare prestate de către instituţiile financiare, organizaţiile de creditare nebancară, asociaţiile de economii şi împrumut;
3. transportării activelor în afara entităţii fără transmiterea dreptului de proprietate;
4. achiziţionării activelor şi serviciilor de locaţiune de la furnizori cetăţeni;
5. transmiterii activelor în leasing, arendă, locaţiune sau cu drept de uzufruct.

Anexa nr. 2 pct. 2 la HG 294/1997

Tipărirea formularelor cu regim special, prevăzute cu serie și număr, se face în mod centralizat de către Întreprinderea de Stat Editura de Imprimate „Statistica”, pentru documentele stabilite la punctul 3 alineatul unu, iar a celor specificate la punctul 3 alineatele doi și trei – prin intermediul Instituției Publice Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe.

Anexa nr. 2 pct. 4¹ la HG 294/1997

Completarea formularelor documentelor primare cu regim special se efectuează:

1. manual (citeţ cu cerneală sau pix);
2. la maşina de dactilografiat sau computerizat;
3. combinat (manual, la maşina de dactilografiat sau computerizat), cu asigurarea păstrării, arhivării informaţiei conţinute în documentele primare cu regim special, conform regulilor prevăzute de Organul de stat pentru supravegherea şi administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.

Anexa nr. 2 pct. 5 la HG 294/1997

! De verificat corespunderea formularelor cu regim special după cantitate, număr, serie cu datele indicate în documentele de însoţire.

! De înregistrat fiecare set de formulare în Registrul de evidenţă a formularelor de strictă evidenţă.

Anexa nr. 2 pct. 6 la HG 294/1997

Conducătorul entităţii poartă răspundere pentru starea evidenţei, păstrării şi utilizării formularelor cu regim special.

Anexa nr. 2 pct. 7 la HG 294/1997

De înregistrat datele cu privire la utilizarea formularelor conform destinaţiei în Registrul de primire-predare a documentelor M-13.

Preţul de cumpărare a formularelor cu regim special se include în componenţa cheltuielilor anticipate. Pe măsura utilizării formularelor cu regim special, valoarea lor se trece la cheltuielile generale şi administrative ale perioadei de gestiune curente.

Evidenţa formularelor cu regim special se ţine la contul extrabilanţier 918 „Formulare cu regim special”.

Debit 918 "Formulare cu regim special" Credit

Anexa nr. 2 pct. 8 la HG 294/1997

Păstrarea formularelor cu regim special se efectuează în conformitate cu normele de păstrare a mijloacelor băneşti.

Anexa nr. 2 pct. 9 la HG 294/1997

Inventarierea formularelor cu regim special se face în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii și raportării financiare. În cazul depistării lipsei de formulare cu regim special, ele sînt trecute în componenţa cheltuielilor curente numai după publicarea în Monitorul Oficial a denumirii, numerelor şi seriei acestora pentru a se aduce la cunoştinţă nevalabilitatea lor. Persoanele vinovate restituie costul lor şi poartă răspundere administrativă şi penală în conformitate cu actele normative şi legislative în vigoare.

Anexa nr. 2 pct. 10 la HG 294/1997

Pe formularele cu regim special, completate cu greşeli, radieri, corectări nestipulate şi cu alte înregistrări nepermise se efectuează înscrierea „deteriorat".

Anexa nr. 2 pct. 11 la HG 294/1997

Preţul de cumpărare a formularelor cu regim special se include în componenţa cheltuielilor anticipate. Pe măsura utilizării formularelor cu regim special, valoarea lor se trece la cheltuielile generale şi administrative ale perioadei de gestiune curente. Evidenţa analitică a formularelor cu regim special se ţine separat, pe tipuri de formulare şi persoane responsabile, în gestiunea cărora se află aceste documente.