Din: 15.07.2023
Legislație:
- Hotărîrea Guvernului Nr. 294 din 17.03.1998 cu privire la executarea Decretului Preşedintelui Republicii Moldova nr. 406-II din 23 decembrie 1997
- Ordinul 172 din 09.12.2005 cu privire la aprobarea Normelor de consum de combustibil şi lubrifianţi în transportul auto
- Ordinul Nr. 24/36 din 25.03.1998 cu privire la aprobarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special
- Anexa Nr. 3 la Ordinul Departamentului Analize Statistice și Sociologice al Republicii Moldova Nr. 108 din 17.12.1998 „Instrucțiuni privind completarea și prelucrarea foii de parcurs pentru autoturisme”
- Legea contabilității și raportării financiare Nr. 287 din 15.12.2017
- Codul transporturilor rutiere Nr. 150 din 17.07.2014
Foaia de parcurs este un formular tipizat de document primar cu regim special prevăzut de Nomenclatorul aprobat prin HG nr. 294/1998. Potrivit pct. 2 din Nomenclator, foaia de parcurs se întocmeşte pentru autocamioane, autoturisme şi autobuze. Respectiv, prin Ordinul comun al Biroului Naţional de Statistică şi Ministerului Finanţelor nr. 24/36 din 25.03.1998 au fost aprobate trei tipuri de foi de parcurs în funcţie de tipul de transport efectuat:
- foaia de parcurs pentru autocamioane;
- foaia de parcurs pentru autobuze;
- foaia de parcurs pentru autoturisme.
Potrivit Instrucţiunii privind evidenţa, eliberarea, păstrarea şi utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special, toate entităţile care, potrivit legislaţiei în vigoare, au obligativitatea ţinerii contabilităţii, utilizează în procesul desfăşurării activităţii economico-financiare formularele corespunzătoare cu regim special, care confirmă operaţiunile economice efectuate. (anexa nr. 2 pct. 1 la HG 294/1997)
Faptele economice se contabilizează în temeiul documentelor primare. Documentele primare se întocmesc în timpul efectuării (producerii) faptelor economice, iar dacă acest lucru este imposibil – nemijlocit după efectuarea (producerea) faptelor respective, ţinând cont de concordanţa între venituri şi cheltuieli, care conduce la constatarea concomitentă a veniturilor şi cheltuielilor şi constituie rezultatul nemijlocit al unora şi aceloraşi fapte economice. (art. 11 din Legea 287/2017)
Prelucrarea foii de parcurs pentru autoturisme
- Utilizarea foii de parcurs de către agenţii economici care exploatează autoturismele este obligatorie.
Comentarii: De remarcat că formularele foilor de parcurs au fost aprobate prin Ordinul Departamentului Analize Statistice şi Sociologice, ceea ce contravinea art. 19 alin. (3) din Legea contabilităţii nr. 113/2007, potrivit căruia formularele tipizate de documente primare se aprobă de către Ministerul Finanţelor. Ulterior în Legea contabilității și raportării financiare nr. 287/2017 a fost modificat textul art. 11 alin. (4) „ Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare aprobate de Ministerul Finanţelor și alte autorități publice sau poate elabora și utiliza formulare de documente primare, aprobate de conducerea acesteia, cu respectarea prevederilor alin. (7) și (8).”
- La exploatarea autoturismelor particulare de către proprietari în scopuri de serviciu utilizarea foii de parcurs nu este obligatorie.
- Modul şi periodicitatea întocmirii foilor de parcurs sînt stabilite sub aspect general de Instrucţiunile privind completarea şi prelucrarea foii de parcurs pentru autoturisme, autocamioane şi autobuze, aprobate prin Ordinul Departamentului Analize Statistice şi Sociologice nr. 108/1998.
- Foaia de parcurs este un document de evidenţă primară cu regim special, prevăzut cu semne de protecţie, serie şi număr stabilite centralizat. Potrivit pct. 2 din Nomenclatorul menționat, Foaie de parcurs pentru autoturisme reprezintă un formular de documente primar cu regim special cu destinaţie administrativă.
Comentarii: Entitățile care corespund prevederilor art. 187 alin. (21) din Codul fiscal nr. 1163/1997 comandă seria și diapazonul pentru formularele cu regim special, în mod gratuit, prin intermediul SIA „Cabinetul personal al contribuabilului”, accesibil pe portalul www.sfs.md. (pct. 31 din Anexa nr. 2 la Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 294 din 17 martie 1998)
- Foaia de parcurs, perfectată conform indicaţiilor prezentelor Instrucţiuni, se remite şoferului de către persoana autorizată, de regulă, pentru o singură zi de lucru (schimb) sau, după necesitate, pe o perioadă mai îndelungată. Pe foaia de parcurs se aplică în mod obligatoriu ştampila (parafa) agentului economic-emitent.
Comentarii: Întreprinderile și întreprinzătorii nu sînt obligați să dețină și să aplice ștampila proprie pe înscrisuri de orice natură. În cazul în care legislaţia prevede necesitatea aplicării ştampilei întreprinderii sau întreprinzătorului, cerinţa se consideră îndeplinită dacă înscrisul este semnat de persoana împuternicită de întreprindere sau de către întreprinzător. (art. 3 pct. 5 din Legea 845/ 1992)
- Foile de parcurs servesc drept temei pentru casarea combustibilului şi lubrifianţilor, precum şi pentru decontarea valorii anvelopelor procurate separat de mijloacele de transport.
Comentarii: În cazul în care genul de activitate al contribuabilului este transmiterea în locațiune a autoturismelor și potrivit condițiilor contractuale locatorul transmite/primește autoturismul cu full combustibil, obligația completării foi de parcurs nu apare, pe motiv că casarea combustibilului nu are loc.
- Periodicitatea întocmirii foilor de parcurs depinde de faptul dacă entitatea prestează sau nu servicii de transport contra plată. Astfel, în entităţile care nu prestează contra plată servicii de transport, foaia de parcurs se remite şoferului de către persoana autorizată, de regulă, pentru o zi (schimb) sau, după caz, pe o perioadă mai îndelungată (de exemplu, săptămînă, lună).
Comentarii: Pentru transporturile rutiere de mărfuri în trafic naţional, foaia de parcurs este valabilă pentru o perioada de 48 de ore din momentul eliberării. Pentru transporturile rutiere de persoane în trafic naţional, foaia de parcurs este valabilă pentru 36 de ore (cu excepţia transporturilor în regim de taxi la care valabilitatea foii de parcurs nu poate depăşi 24 de ore). Pentru transporturile rutiere de mărfuri și persoane în trafic internaţional, foaia de parcurs este valabilă pînă la efectuarea cursei tur-retur. (art. 49 lit. i) din Codul transporturilor rutiere nr. 150/2014).
- Completarea foii de parcurs pînă la remiterea ei şoferului se efectuează de către persoana responsabilă pentru transport la întreprinderea în cauză, cu ajutorul dispozitivelor de tipărit sau în mod manual.
Poate fi adăugat logoul companiei la utilizarea foii de parcurs, minimizarea rîndurilor pe partea verso a Foii de parcurs?
Răspuns:
Da. Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare aprobate de Ministerul Finanţelor și alte autorități publice sau poate elabora și utiliza formulare de documente primare, aprobate de conducerea acesteia, cu respectarea prevederilor alin. (7) și (8). (art. 11 din Legea 287/2017)
Documentele primare conţin următoarele elemente obligatorii:
a) denumirea şi numărul documentului;
b) data întocmirii documentului;
c) denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entităţii din numele căreia este întocmit documentul;
d) denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice – IDNP (codul personal);
e) conţinutul faptelor economice;
f) etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice;
g) funcţiile, numele, prenumele şi semnăturile persoanelor responsabile de efectuarea (producerea) faptelor economice. (art. 11 alin. (7) din Legea 287/2017)
Suplimentar elementelor prevăzute la alin. (7), documentele primare pot conține și alte elemente, în funcție de prevederile actelor normative și necesitățile informaționale ale entității. (art. 11 alin. (8) din Legea 287/2017)
De menționat despre folosirea formularelor tipizate de documente primare cu regim special de un alt model decît cel stabilit prin act normativ în vigoare, precum şi folosirea formularelor tipizate de documente primare cu regim special plastografiate (falsificate) sau străine se sancţionează cu amendă în mărime de la 25% la 35% din suma operaţiunilor economice înscrise în astfel de documente. (art. 257 alin. (2) din CF)
În rezumat adăugarea logoului entității, minimizarea rîndurilor pe partea verso a Foii de parcurs vor fi permise cu condiția nemodificării conținutului și elementelor ce completează în mărime documentul primar cu regim special, stabilite prin acte normative.
***
Începînd cu anul 2020 autoturismele entităților sînt raportate la două tipuri categorii:
- echipate cu calculatoare de bord și/sau dispozitive specializate de evidență a consumului de combustibil;
- neechipate cu calculatoare de bord și/sau dispozitive specializate de evidență a consumului de combustibil.
Prin Ordinul 81/2020 din 27.04.2020 a fost precizat domeniul de aplicare a Ordinului 172/2005 și anume: „Prezentul ordin se aplică pentru calcularea consumurilor de combustibil pentru unitățile de transport, care nu dispun de calculatoare de bord sau dispozitive specializate de evidență a consumului de combustibil.
Deci, odată cu intrarea în vigoare a Ordinului 81/2020 (publicat: 08.05.2020 în Monitorul Oficial Nr. 112-114 art. 404), entitățile în care unitățile de transport sunt echipate cu calculatoare de bord sau dispozitivele specializate de evidență a consumului de combustibil, la elaborarea și aprobarea normelor de consum de combustibil, atât în scopuri contabile, cât și în scopuri fiscale, nu se vor mai ghida de prevederile Ordinului nr. 172/2005.
Tabel 1
Autoturisme echipate cu calculatoare de bord și/sau dispozitive specializate de evidență a consumului de combustibil
| N/o | Titluri | Comentarii |
| 1 | Prevederile Ordinului 172/2005 nu se aplică |
|
| 2 | Casarea combustibilului:
| se stabilește conform datelor generate de pe calculatoarele de bord sau dispozitivele specializate de evidență a consumului de combustibil.
|
| 3 | Procurarea separată a calculatoarelor de bord și/sau a dispozitivelor specializate de evidență a consumului de combustibil: | calculatoarele de bord sau dispozitivele specializate de evidență a consumului de combustibil procurate separat de autotursime, în funcție de valoare lor unitară se vor înregistra fie ca OMVSD, fie ca imobilizări corporale. |
| 4 | Deducerea în scopuri fiscale a costurilor combustibilului: | Codul fiscal și alte documente de reglementare nu conțin reguli pentru deducerea consumului de combustibil în cazul utilizării dispozitivelor indicate. |
| 5 | Justificarea costurilor legate de consumul de combustibil: | legislația fiscală nu impune entităților să dispună de ordin cu privire la aprobarea normelor de consum de combustibil. Entitățile au dreptul sa-și dezvolte procedure interne de control a consumului de combustibil pentru aceste autoturisme, în conformitate cu care casarea combustibilului în cantitățile și sumele calculate se vor considera justificate. |
| 6 | Proceduri interne de control intern al consumului de combustibil: | - instalarea sistemelor GPS; - realizare unei fotografii a zilei de lucru, cu informații de gen: înregistrarea orelor plecare/întoarcere, indicatori vitezometru, stil conducere, funcționarea aparatului aer condiționat, calitate drum pe traseu, etc., cantitatea de combustibil din rezervor. În baza acestor indicatori se pot elabora norme interne de consum a combustibilului. |
Tabel 2
Autoturisme neechipate cu calculatoare de bord și/sau dispozitive specializate de evidență a consumului de combustibil
| N/o | Titluri | Comentarii |
| 1 | Prevederile Ordinului 172/2005 se aplică |
|
| 2 | Casarea combustibilului:
| se stabilește conform normelor de consum de combustibil și lubrifianți în transportul auto, conform anexei la Ordinul 172/2005. Normele de consum specificate în Ordinul 172/2005 au statut de norme permanente. |
| 3 | Normarea consumului de combustibil: | la baza normării consumului de combustibil stau: - semnificația de bază a consumului de combustibil care se determină în dependență de modelul, marca autoturismului; - semnificația normativă calculată a consumului de combustibil, care se determină în dependență de activitatea de transport îndeplinită de automobil și condițiile de exploatare a acestuia. De menționat despre coeficienții de rectificare (% de majorare sau reducere), este vorba despre evidența factorilor rutieri de transport, climatici, etc., care majorează sau reduc semnificația inițială a normei de consum de combustibil. Coeficienții de rectificare se stabilesc de către conducătorii de întreprinderi care exploatează mijloace de transport auto sau conducătorii administrațiilor locale. Notă: Pentru modelele, mărcile noi de tehnică auto, pentru care Ministerul Economiei și Infrastructurii al RM nu a aprobat norme de bază de consum de combustibil, conducătorii entităților au dreptul să pună în aplicare norme provizorii care vor fi aplicate pînă aprobarea lor de către Ministerul Economiei și Infrasctructurii. |
| 4 | Semnificația normată a consumului de combustibil pentru autoturisme: | pentru autoturisme semnificația normată a consumului de combustibil se calulează după formula: QH = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), unde: QH - consumul normativ de combustibil, litri; Hs - norma de bază a consumului de combustibil la parcursul automobilului, l/100 km; S - parcursul automobilului, km; D - coeficientul de rectificare (adaosul sumar relativ sau reducerea) faţă de normă în procente. |
| 5 | Deducerea în scopuri fiscale a costurilor combustibilului: | Serviciul Fiscal de Stat impune în scopuri fiscale aplicarea normelor calculate pe baza Ordinului nr. 172/2005 de către toți contribuabilii și permite aplicarea normelor aprobate de conducatorul entității doar pentru acele autoturisme pentru care nu există norme. |
| 6 | Justificarea costurilor legate de consumul de combustibil: | Este necesară emiterea unui Ordin de către conducătorul entității „cu privire la aprobarea normelor de consum pentru autoturismele exploatate în cadrul entității”. Accafe.co – Circuit documentar – Ordine generale pe întreprindere – Ordin despre stabilirea normelor de consum a combustibilului |
Normele de consum de combustibil se majorează în următoarele condiţii: (Ordinul Nr. 172 din 09.12.2005 cu privire la aprobarea Normelor de consum de combustibil şi lubrifianţi în transportul auto)
- funcţionarea transportului auto pe timp de iarnă - 10%;
- funcţionarea transportului auto pe drumuri publice (în dependență de distanța parcursă) consumul se poate majora de la 5% - 20%;
- funcţionarea transportului auto în municipii/orașe (în dependență de locuitori) consumul se poate majora de la 10% - 30%;
- funcţionarea transportului auto care necesită opriri tehnologice frecvente, legate de încărcarea şi descărcarea mărfurilor, îmbarcarea şi debarcarea pasagerilor, etc., se poate majora pînă la 10%;
- pentru automobilele aflate în exploatare peste 5 ani - pînă la 5%, peste 8 ani - pînă la 10%;
- la utilizarea condiţionerului sau instalaţiei „control-climă” în timpul mersului automobilului - pînă la 7%;
- etc.
Tabel 3
Modalități de stabilire a normelor de consum de combustibil în cadrul entității
| N/o | Norme de consum de combustibil în baza Ordinului 172/2005 | Norme de consum de combustibil în baza normelor indicate de uzina - producătoare a automobilului concret | Norme în baza testului – cursă de control |
| 1 | QH = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) | QH = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) | - |
| 2 | Exemplu: Entitatea are un autoturism Mercedes GL 500 cu o capacitate a motorului de 4 000 cm3. Norma de bază pentru consumul de benzină este de 18,00 litri la 100 km. Entitatea își desfășoară activitatea în mun. Chișinău, prin urmare folosește un factor de corecție de 20%. Entitatea a calculat normativul de consum utilizînd formula: QH = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) QH = 0,01 x 18 l x 100 km x (1+0,01 x 20) = 21,64 l Norma dată de consum de combustibil se va aproba prin ordinul conducătorului entității. În ordin se vor specifica separat norma de consum de bază și coeficienții aplicați, în funcție de condițiile de exploatare a autoturismului. Pe măsura intervenirii unor modificări Ordinul poate fi modificat.
| Norma consumului de bază de combustibil a producatorului poate fi găsita în documentația tehnică (pașaportul tehnic) a autoturismului, pe site-ul web al producătorului sau poate fi precizată într-o reprezentanță locală a uzinei - producătoare. Exemplu. Entitatea are o mașină Merceces Sprinter. Norma de consum conform documentelor fabricii este de 10 litri de motorină la 100 km. Entitatea aplică 2 factori de corecție: 1. entitatea activează în Chișinău, norma consumului de bază de combustibil va crește cu 20%; 2. deoarece mașina este echipată cu un aparat de aer condiționat, norma de consum de asemenea, va crește cu încă 5%. Entitatea a calculat normativul de consum utilizînd formula QH = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) QH = 0,01 x 10 l x 100 km x (1+0,01 x (20+5)) = 12,53 l În ordin se vor specifica separat norma de consum de bază și coeficienții aplicați, în funcție de condițiile de exploatare a autoturismului. Pe măsura intervenirii unor modificări Ordinul poate fi modificat. Această metodă este prevăzută și prin Ordinul nr. 172/2005 și este acceptată de Serviciul Fiscal de Stat (BGPF: 29.1.3.1.1) | În baza unei comisii speciale se efectuează o cursă de control (test drive). Comisia în componență întocmește un proces - verbal cu indicare a următoarelor date: - marca automobilului; - componența comisiei; - rezultatele măsurărilor de control; - traseul; - cantitatea combustibilului în rezervor; - datele de control ale vitezometrului la sfîrșitul cursei; - consumul de combustibil; - decizia ca urmare a cursei de control, consumul de combutsibil pentru 100 km de parcurs în litri; - semnăturile membrilor comisiei; - aprobarea conducătorului entității. Norma dată de consum de combustibil se va aproba prin ordinul conducătorului entității. Pe măsura intervenirii unor modificări Ordinul poate fi modificat. |
În rezumat, dacă cheltuielile aferente combustibilului sunt ordinare şi necesare pentru entitate, fiind suportate exclusiv în cadrul activităţii de întreprinzător, entitatea este în drept să deducă în scopuri fiscale aceste cheltuieli atât timp cât ele sunt confirmare documentar în modul corespunzător şi în limita normelor de consum. Înmatricularea, neînmatricularea autoturismelor în Republica Moldova nu constituie un impediment pentru deducerea cheltuielilor respective în scopuri fiscale.
Sub aspect fiscal, reieşind din prevederile art. 24 alin. (1) din CF, va fi permis spre deducere doar consumul de combustibil în limita normei stabilite. Prin urmare, în Declaraţia cu privire la impozitul pe venit (VEN 12) suma aferentă combustibilului consumat supranormei va fi raportată în Anexa 2 D, rândul 03046, după cum urmează:
| Corectări | Cod | Constatat în | Diferenţa | |
| contabilitatea financiară | scopuri fiscale | |||
| A | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Alte cheltuieli ce nu ţin de activitatea de întreprinzător (se indică) | 03046 | x lei | 0 lei | -x lei |
În cazul atribuirii la deduceri a cheltuielilor aferente consumului de combustibil într-o mărime mai mare decât normele aprobate, entitatea riscă să fie sancţionată, conform art. 261 alin. (4) din CF, cu o amendă de la 20 % la 30 % din suma diminuată a impozitului pe venit din activitatea de întreprinzător, precum şi cu o amendă pentru nerespectarea modului de întocmire şi de prezentare a dării de seamă fiscale, conform art. 260 alin. (1) din CF.
