Disciplina în casierie: reguli și bune practici în Moldova

Din: 25.01.2023

Nu de confundat casieria operațională și casieria de bază a entității.

Casieria operațională: Locul amenajat al casierului operator care efectuează decontări în numerar la comercializarea mărfurilor și serviciilor, utilizînd ECC.

De respectat:

1. Angajarea în cîmpul muncii al casierului operator, vînzător consultant, etc.
2. Stabilirea retribuirii muncii conform legislației în vigoare respectînd mărimea salariului minim pe țară, categoria de calificare, coeficienții tarifari.
3. Respectarea regulilor cu privire la exploatarea ECC pentru efectuarea decontărilor în numerar și/sau prin alt instrument de plată ca de exemplu:

• Eliberarea bonului fiscal, pentru operațiunile economice cu plătitorii;
• Utilizarea ECC prin eliberarea bonului fiscal în cazul uitlizării cardurilor de plată pentru operațiunile economice cu plătitorii;
• Suspendarea activității cînd utilizarea ECC este imposibilă;
• Afișarea la vedere a anunțurilor despre obligativitatea prezenței bonurilor de casă;
• Asigurarea păstrării documentației legate de ECC pe toată perioada de exploatare a ECC;
• Ținerea pentru fiecare MCC/IF un registru MCC/IF;
• De completat Registrul MCC/IF fără corectări, ștersături. Sumele de mijloace bănești încasate se înergistrează în ordinea cronologică. Completarea Registrul MCC/IF cu pix radieră nu se acceptă. (Ni s-au aplicat avertizări)
• Dacă utilizatorul MCC constă că este emis un bon de casă de o valoare mai mare decât suma real achitată, el va înregistra din nou operaţiunea emiţând bonul de casă corect. În cazul emiterii unui bon de casă de o valoare mai mică decât suma real achitată, el va înregistra un bon de casă suplimentar cu valoarea diferenței. (pct. 35 subpct. 2) din Anexa nr. 3 la HG nr. 141/2019). Întocmirea Notei explicative cu privire la corectările efectuate.

Casieria de bază a entității: Locul amenajat al casierului, care înregistrează perfectarea documentară primară la circuitul mijloacelor bănești la entitate.

De respectat:

1. Mijloacele bănești în numerar se încasează în casieria entității din:

• Conturile curente în valută națională și străină;
• Din vînzarea bunurilor și prestarea serviciilor;
• La restituirea avansurilor, împrumuturilor, sumelor spre decontare neutilizate;
• La compensarea prejudiciului material;
• etc.

2. Mijloacele bănești în numerar din casierie se utilizează pentru:

• Plata salariilor, primelor, indemnizațiilor, avansurilor;
• Achitarea diverselor cheltuieli;
• Alte scopuri.

3. Efectuarea corectărilor în documentele primare care justifică operaţiunile de casă și de plată este interzisă. (art. 11, pct. 14 din Legea 287/2017)
4. Urmăriți și contrapuneți datele din extrasele bancare în cazul eliberării/incasării de mijloace bănești cu documentele primare legate de casieria entității. Erori: Destinația încasării de mijloace bănești în conturile curente: incasari din vînzări … de facto mijloacele bănești au fost depuse ca împrumut. De întocmit nota contabilă.
5. Verificați la finele lunii operațiunile legate de achitările în numerar cu furnizorii de bunuri și servicii, „Analiza contului per zi 241 Casa” (анализ счета по дням). Respectarea normelor 10 din Legea 845/1992.
6. Întreprinderile nu au dreptul să țină în casele lor bani în numerar, până la sosirea termenului de efectuare a plăților. Unele restricții și sancțiuni în domeniul operațiunilor de casă sunt prevăzute în 10 pct. 5 din Legea nr. 845/1992. (BGPF 413 din 03.11.2022)
7. Ar fi binevenit de a întări alte norme legate de operațiunile de casă în locul celor care au fost abrogate (HG 764/1992 abrogată din 10.11.2021).
8. Normele Legii 845/1992 art. 6

• să efectueze în raport cu întreprinderi plăți în numerar în sumă ce nu depășește 10 000 de lei pentru fiecare tranzacție, dar nu mai mult de 100 000 de lei lunar;
• să încaseze de la cetățeni plăți în numerar în sumă ce nu depășește 100 000 de lei pentru fiecare tranzacție pentru bunurile sau serviciile comercializate;
• să efectueze în raport cu persoanele fizice plăți în numerar în sumă ce nu depășește 10 000 de lei lunar pentru achiziționarea deșeurilor de metale feroase și neferoase pe teritoriul Republicii Moldova.

9. Normele Legii 845/1992 art. 10. Faţă de întreprinderi, instituţii şi organizaţii, indiferent de tipul lor de proprietate şi forma de organizare juridică, care efectuează plăţi în numerar, inclusiv prin intermediul terminalului de plată în numerar (terminalului cash-in), în sumă ce depăşeşte cumulativ plafonul lunar de 100 000 de lei, în baza obligaţiilor lor financiare, încălcând modul stabilit de decontare prin virament, se aplică sancţiuni conform legislației. Sancţiunile menţionate nu se aplică la efectuarea decontărilor cu cetăţenii, agenții economici care achiziţionează produse din fitotehnie şi/sau horticultură şi/sau obiecte ale regnului vegetal de la persoanele fizice care nu desfăşoară activitate de întreprinzător, cu titularii patentelor de întreprinzător şi cu bugetul public naţional, la efectuarea decontărilor de către persoanele indicate cu bugetul public naţional, cu întreprinderile şi organizaţiile, precum şi la efectuarea decontărilor de către organizațiile de creditare nebancară și/sau de către întreprinderile şi organizaţiile ale căror drepturi la acest capitol se reglementează în Legea nr. 62/2008 privind reglementarea valutară, în actele normative ale Băncii Naţionale a Moldovei, cu excepţia cazurilor efectuării decontărilor prin intermediari.
10. Nerespectarea cerinţelor legislaţiei referitoare la modul de ţinere a contabilităţii şi de aplicare a SNC sau a normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară, elaborarea şi aplicarea politicilor contabile, neîntocmirea documentelor primare, inclusiv a documentelor primare cu regim special, precum şi nerespectarea cerinţelor de întocmire a acestora, se sancţionează cu amendă de la 25 la 50 de unităţi convenţionale aplicată persoanei cu funcţie de răspundere, cu amendă de la 50 la 75 de unităţi convenţionale aplicată persoanei juridice, potrivit 295 alin. (1) și (2) din Codul contravențional.