Gestionarea contabilă în Moldova: facturare, livrări, conturi și imobilizări

N/o

Subiect

Dialog

1

Dosarul

„Livrări”

1. Despre Procedura de Facturare:

Cum se emit facturile fiscale?

Care este tipul utilizat al facturilor fiscale: e-factură sau diapazon?

Cine este responsabil pentru emiterea lor?

Există un termen stabilit pentru emiterea facturilor după livrare? În adresa căror persoane juridice se eliberează facturile fiscale?

În adresa căror persoanelor fizice se eliberează facturi fiscale?

Care este periodicitatea eliberării facturilor fiscale?

Ce informație conține factura fiscală în rubricile: punct încărcare – descărcare?

Cine semnează facturile fiscale eliberate?

Care este denumirea mărfurilor/serviciilor livrate, unitatea de măsură, cantitatea, cotele TVA?

2. Despre Livrări:

Cum sunt organizate și documentate livrările? Există un sistem de urmărire?

Există diferențe frecvente între cantitățile comandate și cele livrate?

3. Despre Evidența Facturilor:

Cum sunt arhivate și organizate facturile fiscale? Se păstrează atât în format fizic, cât și digital?

Sunt toate facturile fiscale plătite la timp? Cum se gestionează întârzierile de plată?

4. Despre Reconcilierea Livrărilor cu Facturile:

Cum se face reconcilierea între livrările efectuate și facturile emise? Există un proces regulat de verificare?

Cum se gestionează discrepanțele între cantitățile livrate și cele facturate?

5. Despre Retururi și Anulări:

Cum sunt tratate retururile de marfă? Se emit facturi fiscale corective?

Cum se gestionează anularea facturilor fiscale sau a livrărilor?

6. Despre Termenele de Plată:

Care sunt termenii de plată stabiliți pentru facturile fiscale?

Există politici pentru facturi neîncasate sau plăți întârziate?

7. Despre Conformitatea cu Legislația:

Sunt toate facturile fiscale conforme cu cerințele legale?

Există probleme anterioare de conformitate sau controale fiscale legate de livrări și facturare?

8. Despre Controlul Intern:

Există un proces de audit intern pentru verificarea corectitudinii facturilor fiscale și a livrărilor?

Cum se gestionează eventualele erori sau frauda în procesul de livrare și facturare?

9. Despre Raportarea și Analiza:

Cum sunt raportate livrările și facturile fiscale în evidența contabilă?

Se face o analiză regulată a livrărilor pentru a identifica tendințele sau problemele?

10. Despre Colaborarea cu Departamentele de Vânzări și Logistică:

Cum colaborați cu departamentele de vânzări și logistică pentru a asigura acuratețea livrărilor și facturării?

Există comunicare eficientă între departamente pentru rezolvarea rapidă a problemelor legate de livrări și facturi?

2

Dosarul „Blanchetele de strictă evidență”

• Care este nomenclatorul formularelor tipizate de documente primare cu regim special utilizate la entitatea în cauză?
• Cum se completează formularele documentelor primare cu regism special: manual, computerizat, combinat?
• Cine este responsabil de evidenţa, păstrarea şi eliberarea formularelor cu regim special?
• Registrul de evidență a formularelor cu regim special este întocmit în formă electronică sau manual?
• Cine efectuiază inventarierea formularelor cu regim special la entitate?

3

Dosarul

„Intrările de mărfuri și servicii”

1. Despre Procesul de Înregistrare a Intrărilor:

Cum sunt înregistrate intrările de mărfuri și servicii în contabilitate?

Există un sistem automatizat sau se face manual?

Cine este responsabil pentru verificarea și înregistrarea acestor intrări?

2. Despre Documentele de Însoțire:

Ce documente sunt necesare pentru a înregistra intrările de mărfuri și servicii?

Cum se verifică corectitudinea documentelor (facturi, avize de însoțire, contracte) înainte de înregistrare?

3. Despre Procedura de Recepție:

Cum se desfășoară procesul de recepție a mărfurilor? Există un protocol standard?

Cine se ocupă de verificarea cantitativă și calitativă a mărfurilor la recepție?

4. Despre Conformitatea cu Contractele:

Cum se asigură că mărfurile și serviciile primite sunt conforme cu contractele și comenzile inițiale?

Ce proceduri sunt urmate în cazul în care există discrepanțe între ceea ce s-a comandat și ceea ce s-a primit?

5. Despre Gestionarea Stocurilor:

Cum sunt gestionate și monitorizate stocurile de mărfuri?

Există un sistem de inventariere regulată pentru a verifica stocurile?

6. Despre Plata Furnizorilor:

Care sunt termenele de plată pentru furnizorii de mărfuri și servicii?

Cum se asigură că plățile sunt efectuate la timp și conform termenilor agreați?

7. Despre Evidența Intrărilor de Servicii:

Cum sunt înregistrate și clasificate serviciile primite? Există o distincție clară între diferitele tipuri de servicii?

Cum sunt evaluate serviciile în termeni de cost și eficiență?

8. Despre Controlul Intern și Auditul:

Există proceduri de control intern pentru a asigura corectitudinea înregistrării intrărilor de mărfuri și servicii?

Cum sunt auditate aceste intrări pentru a preveni erorile sau frauda?

9. Despre Returnări și Reclamații:

Cum se gestionează returnările de mărfuri sau reclamațiile legate de serviciile primite?

Ce impact au returnările asupra evidenței contabile și stocurilor?

10. Despre Impactul în Contabilitate:

Cum sunt reflectate intrările de mărfuri și servicii în bilanțul și contul de profit și pierdere?

Există analize sau rapoarte periodice care să evalueze impactul acestor intrări asupra performanței financiare?

4

Dosarul „Casa”

1. Despre Procedura de Înregistrare:

Cum este înregistrat numerarul în contabilitate? Există un jurnal de casă dedicat?

Cine este responsabil pentru înregistrarea operațiunilor cu numerar?

2. Despre Documentele de Însoțire:

Ce documente justificative sunt folosite pentru înregistrarea numerarului (chitanțe, bonuri fiscale, facturi, tabele excel)?

Cum sunt verificate și arhivate documentele aferente operațiunilor cu numerar?

3. Despre Controlul Numerarului:

Există proceduri de control intern pentru a monitoriza mișcările de numerar?

Cum se verifică și se reconciliază soldul de numerar cu înregistrările contabile?

4. Despre Încăsările în Numerar:

Cum sunt gestionate încasările în numerar? Sunt acestea depuse în conturile bancare într-un termen stabilit?

Există o politică de limitare a sumei maxime de numerar care poate fi păstrată la sediu?

5. Despre Plățile în Numerar:

Care sunt procedurile pentru efectuarea plăților în numerar? Cine are autoritatea de a aproba aceste plăți?

Cum se gestionează avansurile de numerar acordate angajaților?

6. Despre Siguranța și Securitatea Numerarului:

Cum este securizat numerarul la sediu? Există un seif sau alt sistem de securitate?

Cine are acces la numerar și cum este gestionat accesul?

7. Despre Reconcilierea Numerarului:

Cât de frecvent se face reconcilierea numerarului cu înregistrările contabile?

Cum se gestionează discrepanțele între soldul efectiv și cel contabil?

8. Despre Politicile și Procedurile de Numerar:

Există un manual sau o politică scrisă care reglementează gestionarea numerarului?

Cum sunt comunicate și respectate aceste politici în cadrul organizației?

9. Despre Controalele Periodice și Auditul:

Există audituri interne sau externe regulate pentru a verifica gestionarea numerarului?

Cum sunt tratate și corectate eventualele probleme identificate în timpul auditurilor?

11. Despre Raportarea numerarului utiliztorilor interni

Cum/cui este raportată miscarea numerarului din casierie?

5

Dosarul „Conturi curente”

1. Despre Situația Curentă a Conturilor Bancare:

Care este soldul actual al fiecărui cont bancar? Pot primi extrasele bancare recente pentru toate conturile?

Există conturi bancare inactive sau cu tranzacții rare? Dacă da, care este motivul menținerii acestora?

2. Despre Tranzacțiile Recente:

Există tranzacții bancare recente neînregistrate în contabilitate? Dacă da, care sunt acestea?

Au existat tranzacții neobișnuite sau mari în ultimele luni?

3. Despre Reconcilierea Bancară:

Cât de frecvent se face reconcilierea conturilor bancare? Este reconcilierea la zi?

Au existat discrepanțe în reconcilierea bancară recentă? Dacă da, cum au fost gestionate?

4. Despre Accesul și Securitatea Conturilor Bancare:

Cine are acces la conturile bancare? Există liste actualizate cu persoanele autorizate?

Cum sunt gestionate cheile digitale, parolele și alte instrumente de acces la conturi?

5. Despre Conturile în Diverse Valute:

Există conturi bancare în diverse valute? Cum sunt gestionate riscurile valutare asociate?

Cum sunt înregistrate și ajustate diferențele de curs valutar în contabilitate?

6. Despre Plățile și Încăsările Programate:

Există plăți programate care urmează să fie efectuate din conturile bancare?

Există încasări mari așteptate în perioada imediat următoare?

7. Despre Cheltuieli și Comisioane Bancare:

Cum sunt înregistrate și monitorizate comisioanele și taxele bancare?

Au existat recent comisioane bancare neobișnuit de mari sau neașteptate?

8. Despre Creditarea și Descoperirea de Cont:

Există linii de credit asociate conturilor bancare? Dacă da, care sunt condițiile acestora?

A fost utilizată descoperirea de cont (overdraft) în ultima perioadă?

9. Despre Politicile Bancare și Procedurile Contabile:

Există proceduri interne privind operațiunile bancare și modul în care sunt gestionate acestea?

Sunt actualizate politicile contabile legate de înregistrarea tranzacțiilor bancare?

10. Despre Eventualele Probleme sau Litigii:

Există probleme sau litigii legate de conturile bancare ale companiei?

Au existat erori bancare recente care au necesitat intervenții sau corecții?

11. Despre Raportarea numerarului utilizatorilor interni:

Cum/cui este raportată miscarea numerarului din conturile bancare?

Date contact ale ofițerului de servicii pentru clienți din cadrul instituției financiare: ___________________________________

6

Dosarul „Rapoartarea și analiza numerarului”

Despre Raportarea și Analiza Numerarului:

Cum este raportat numerarul în situațiile financiare?

Există rapoarte periodice care analizează fluxul de numerar și necesarul de lichidități al companiei?

7

Dosarul ”Retribuirea muncii”

1. Despre Sistemul de Salarizare:

Cum sunt stabilite salariile angajaților? Există o grilă salarială sau sunt salariile negociate individual?

Ce soft sau sistem informatic este folosit pentru calculul salariilor?

2. Despre Calculul și Plata Salariilor:

Cât de frecvent sunt salariile calculate și plătite? (de ex. lunar, bi-săptămânal)

Cine înregistrează Tabelul de pontaj? Cum sint monitorizate orele lucrate de angajati?

Cum sunt gestionate orele suplimentare, bonusurile și alte forme de compensare?

3. Despre Contribuțiile Sociale și Impozitele:

Cum sunt calculate și înregistrate contribuțiile sociale și impozitele pe salarii?

Există eventuale probleme sau discrepanțe în plata contribuțiilor sociale?

Există angajați cu excepții sau reduceri de CAS și impozit?

5. Despre Avantajele și Beneficiile Angajaților:

Există beneficii suplimentare oferite angajaților (tichete de masă, asigurări de sănătate, etc.)? Cum sunt acestea înregistrate în contabilitate?

Cum sunt gestionate primele, bonusurile de performanță și alte stimulente financiare?

6. Despre Evidența Concediilor și Alte Drepturi:

Cum sunt înregistrate concediile de odihnă, medicale și alte tipuri de concedii în sistem?

Cum sunt gestionate și plătite ultimele?

7. Despre Fluctuațiile de Personal:

Există fluctuații de personal semnificative? Cum sunt gestionate plecările și sosirile din punct de vedere al retribuirii?

Cum sunt înregistrate și plătite compensațiile pentru concediere?

8. Despre Politicile Salariale și Actualizările:

Există politici salariale scrise care sunt aplicate uniform în companie?

Cum sunt comunicate modificările salariale angajaților și cum sunt actualizate în sistemul de salarizare?

9. Despre Controlul Intern și Auditul:

Există controale interne pentru a verifica corectitudinea calculului și plății salariilor?

Au fost identificate probleme sau erori în auditul recent al retribuirii muncii?

10. Despre Conformitatea cu Legislația Muncii:

Cine este responsabil de oformarea dosarului personal al angajatului?

Cum se asigură că toate aspectele legate de retribuirea muncii sunt conforme cu legislația locală și reglementările în vigoare?

Există procese de audit sau revizuire pentru a verifica respectarea legislației muncii?

8

Dosarul „Imobilizări”

1. Despre Registrul de Imobilizări:

Există un registru complet și actualizat al imobilizărilor? Pot să-l revăd?

Cum sunt identificate și înregistrate noile imobilizări în acest registru?

2. Despre Valoarea și Evaluarea Imobilizărilor:

Cum a fost determinată valoarea inițială a fiecărui activ fix?

Există reevaluări periodice ale imobilizărilor? Dacă da, când a fost făcută ultima reevaluare și care au fost rezultatele?

3. Despre Amortizarea Imobilizărilor:

Cum este calculată amortizarea imobilizărilor? Ce metode de amortizare sunt utilizate?

Există imobilizări care au fost complet amortizate, dar sunt încă în utilizare?

4. Despre Transferuri și Casarea Imobilizărilor:

Cum sunt gestionate transferurile de imobilizări între diferite departamente sau locații?

Care este procedura pentru casarea sau vânzarea imobilizărilor? Există imobilizări casate sau vândute recent?

6. Despre Imobilizările Financiare și Necorporale:

Există imobilizări financiare (investiții pe termen lung, titluri de valoare)?

Cum sunt gestionate și amortizate imobilizările necorporale, cum ar fi licențele, brevetele mărcile comerciale, etc?

7. Despre Imobilizările în Curs de Execuție:

Există imobilizări în curs de execuție? Care este stadiul actual și cum sunt înregistrate costurile aferente acestora?

Care este procedura de transfer al imobilizărilor din curs de execuție în imobilizări corporale?

8. Despre Politicile și Procedurile pentru Imobilizări:

Există politici scrise pentru gestionarea imobilizărilor?

Cum sunt comunicate și respectate aceste politici în cadrul companiei?

9. Despre Rapoartele și Controalele asupra Imobilizărilor:

Ce rapoarte periodice sunt generate pentru monitorizarea imobilizărilor?

Există controale interne pentru a verifica acuratețea și existența fizică a imobilizărilor?

10. Despre Probleme sau Litigii Legate de Imobilizări:

Există probleme sau litigii legate de imobilizările companiei?

Au fost identificate erori sau neconformități în gestionarea imobilizărilor în ultimele audituri?

9

Manualul Politicilor contabile

• Cine este persoana responsabilă de selectarea și aprobarea Politicilor contabile?
• Au fost efectuate modificări ale Politicilor contabile pe parcursul anului precedent/ curent?

10

Dosarul „Contracte”

• Unde se păstrează contractele comerciale în raport cu clienții, furnizorii, contractele de împrumut, etc?
• Cine este responasbil la întocmirea și semnarea lor?

11

Echipamentul de casă și control, Alte instrumente de plată

• Cine este prestatorul de servicii care asigură reparația și deservirea tehnică a ECC?
• Unde se păstrează documentația tehnică de însoțire a ECC?
• ECC existente sînt conectate la Sistemul informațional automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor”?
• Utilizatorii ECC emit, la finele perioadei (schimb, zi, etc.) raportul de închidere zilnică (raport Z)?
• Utilizatorii ECC țin pentru fiecare ECC, Registrul ECC? Daca da atunci acest Registru ECC este completat de mână sau electronic? Registru ECC se conformează formularului stabilit de Serviciul Fiscal de Stat?

1. Despre Inventarierea Echipamentului:

Când a fost efectuată ultima inventariere a echipamentelor de casă și control?

Au fost identificate discrepanțe între inventarul fizic și înregistrările contabile?

2. Despre Problemele Trecute sau Provocările:

Au existat probleme sau neconformități legate de echipamentele de casă și control în trecut?

Cum au fost rezolvate aceste probleme și ce lecții au fost învățate?

Date contact ale centrului de asistență tehnică: ______________

12

Dosarul „Acte verificare”

• Unde sint stocate datele de contact ale furniziorilor/ clienților de mărfuri și servicii?

13

Copiile actelor juridice

• Unde sînt păstrate datele cu privire la actele juridice ale entității în copii?
• S-a efectuat procedura de inventariere a datelor cu privire la adresa juridică, componența asociaților, beneficiarul efectiv, valoarea capitalului social?

14

Gestionarea rapoartelor financiar – fiscale

• Cine este repsonabil de: efectuarea lucrărilor premergătoare întocmirii situațiilor financiare, completarea formatelor situaţiilor financiare, întocmirea notei explicative la situaţiile financiare, aprobarea, semnarea şi prezentarea situaţiilor financiare, reformarea bilanţului?
• Cine este repsonabil de întocmirea si prezentarea rapoartelor fiscale?
• Sint careva rapoarte care trebuie întocmite ca excepție cu o altă periodicitate? Cine sînt utilizatorii interni și externi ai informațiilor contabile?