Din: 27.01.2023
Trecerea evidenței contabile de la un specialist la altul, de obicei are loc prin transmiterea unui Act de predare – primire a evidenței contabile în format individual, în care găsești o istorie descrisă a entității, haotic aranjată și cel mai important după semnarea Actului de predare –primire apar întrebări.....
Din practică:
- Entitatea este obligată să păstreze, conform termenelor stabilite, documentele create în procesul activităţii sale, iar în caz de încetare a activităţii, să transmită în arhiva de stat documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic al Republicii Moldova şi documentele privind personalul scriptic. (art. 7 din Legea 845/1992, art. 17 din Legea 287/2017)
De revăzut termenele de păstrare a documentelor contabile în Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova" aprobat prin ordinul directorului Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova nr.3 din 3 decembrie 1997.
- Termenul de prescripţie pentru compensarea ori restituirea sumelor plătite în plus sau a sumelor care, conform legislaţiei fiscale, urmează a fi restituite este de 6 ani, din acest motiv pentru orice eventualitate păstrați documentele primare în termenul maxim indicat, cu excepția circuitului documentar legat de cadre. (art. 266 alin. (1) din CF)
- Transmiteți evidența contabilă către noul contabil sau la finele fiecarui an de gestiune administratorului entității (persoanei responsabile) într-un format pe categorii ca de exemplu:
Extras din „Actul de predare – primire a evidenței contabile”
| N/o | Dosar, Registru, BSE, MCC | Qn, Diapazon (buc.) |
| 1 | Dosar 221: A/2021 | 1 buc. |
| 2 | Dosar 241: A/2021 | 1 buc. |
| 3 | Dosar 242: L 01-03/2021 | 1 buc. |
| 4 | Dosar 242: L 04-06/2021 | 1 buc. |
| 5 | Dosar 242: L 07-08/2021 | 1 buc. |
| 6 | Dosar 242: L 09-10/2021 | 1 buc. |
| 7 | Dosar 242: L 11-12/2021 | 1 buc. |
| 8 | Dosar 242: A/2021 | 1 buc. |
| 9 | Dosar 242 (credite) 338, 328, 330, 327: A/2021 | 4 buc. |
| 10 | Dosar 521: L 01/2021 | 1 buc. |
| 11 | Dosar 521: L 02/2021 | 1 buc. |
| 12 | Dosar 521: L 03/2021 | 1 buc. |
| 13 | Dosar 521: L 04/2021 | 1 buc. |
| 14 | Dosar 521: L 05/2021 | 1 buc. |
| 15 | Dosar 521: L 06/2021 | 1 buc. |
| 16 | Dosar 521: L 07/2021 | 1 buc. |
| 17 | Dosar 521: L 08/2021 | 1 buc. |
| 18 | Dosar 521: L 09/2021 | 1 buc. |
| 19 | Dosar 521: L 10/2021 | 1 buc. |
| 20 | Dosar 521: L 11/2021 | 1 buc. |
| 21 | Dosar 521: L 12/2021 | 1 buc. |
| 22 | Dosar 531: A/2021 | 1 buc. |
| 23 | Registre MCC: A/2021 | 4 buc. |
| 24 | Dosar Contracte împrumut: A/ 2021 | 1 buc. |
| 25 | Dosar Registre: A/2021 | 1 buc. |
| 26 | Dosar D/S: A/2021 | 1 buc. |
|
| Total | 32 buc. |
Evident acest Act conține info suplimentară cu privire la NPP persoanei care transmite, NPP persoanei care preia, data, semnături, etc.
- Componența Dosarul „Registre”, pct. 25 din Actul de predare – primire
Componența Dosarul „Registre”
- Balanța de verificare generală, inclusiv conturile extrabilanțiere;
- Jurnal Order per fiecare cont din balanța de verificare generală;
- Registrul livrări (per luni);
- Registrul procurări (per luni);
- Pachetul de descifrări per TVA (Lunar se formează un pachet TVA care conține): (Analiza contului 534.4; Jurnal Order al contului 221, 523, 225.2; Tabel „Regimul TVA în cazul importului de servicii”; Contul curent generalizat la data formării pachetului; Contul curent detaliat TVA.
- Tabel „Calculul proratei”
- Tabel „Calculul suplimentar al TVA în situații diverse”
- Tabel „Evidența anuală a TVA”.
Notă: Toate modelele de tabele (ajutătoare) menționate sînt plasate în rubrica „Circuit documentar”
Dacă acest dosar „Registre” ar fi conținut toate aceste descifrări în ordinea descrisă, atunci claritate în evidența contabilă este garantată atît pentru contabilul care pleacă, cît și pentru cel care vine. Totodată dosarul conține Registrele principale în cazul unui eventual control fiscal.
